初心者でも使える? Slackを使うときに知っておきたい基礎知識

ビジネスコミュニケーションツールである「Slack(スラック)」は、チャット形式でメンバーがテキストや画像などを投稿・閲覧できるオンラインコミュニケーションツールです。PCのWebブラウザ、デスクトップアプリ、スマホアプリなど、デバイスを選ばず利用でき、社内でも出先でも同じプラットフォームでやりとりができます。
まだ使ったことがない人でもFacebookグループや投稿画面のコメント欄、LINEグループに近いと言えば想像が付くでしょう。

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シンプルなチャットソフト「Slack」のメリットは?

なぜSlackが人気を集めているのでしょう。無料であることや、ITの開発者に愛用されたこともありますが、やはり人気の理由は「チャット形式で気軽にやりとりができる」シンプルなインターフェースにあると思います。グループ内のコメントを上から順番に読んで、随時返信するだけなので、細かい操作を覚える必要がありません

リモートワークでも隣にいる感覚でレスポンスがいい

たとえば、リモートワークが多いWebコーダーやプログラマーなどでも、Slackを常に起ち上げたままにすることで、遠隔のメンバー同士でも隣のデスクにいるようにコミュニケーションできるのがメリットです。レスポンスのスピードもいわゆるチャット並みの速さです。

また、そんなに頻繁にやりとりをしないグループでも、Slackに情報を出してあれば、グループ全体に仕事の状況が伝わります。ビジネスの進捗を共有する目的でも使えるツールです。

プロジェクトに集中でき、中断される心配がない

Slackはチャットツールであって、ガントチャートもなければタスク管理も基本セットには含まれません。
ならば「電子メールで十分なのではないか?」という意見が、導入に際しては常に出ると思います。それも一理ありますが、情報があちこちから入ってくるメールは誘惑が多く、やるべき仕事から逸れる原因にもなります。ある1つのプロジェクトにだけ集中したいときは、Slackのようなコラボレーションツールに情報を集約したほうが、画像を探し回ったり、過去のコメントを参照する手間が減り(そのたびに別のメールを読み始め仕事が中断されることなく…)、仕事がはかどるはずです。

「ワークスペース」と「チャンネル」が分かれば使える

新しいサービスを使うときの壁は、独特の用語を理解する必要があること。使い方はシンプルなSlackですが、「ワークスペース」と「チャンネル」は覚えておきたい概念です。

「ワークスペース」は組織や会社などのグループ全体のこと

仕事のコミュニケーションチームをどう分けるか考えると、プロジェクトベースでグループを作るのか、企業単位でグループを作るかといった考え方ができると思います。

Slackを始めるときは、まず、コミュニケーションをしたいメンバーを招待してグループを作りますが、その際に作成する「ワークスペース」は、企業ごとや部署ごとなど大きな組織としてのグループ全体で作るのが基本です。
ワークスペース名はサブドメイン名になっていて、

myteam.slack.com

といったように、アドレスが付きます。会社全体でワークスペースを作るなら、

digitalstage.jp.slack.com

のようなアドレスで作ってもわかりやすいですよね。管理者からワークグループに招待されてログインしたら、Slackの画面が表示されます。メインUIはチャットエリアなので、すぐにコミュニケーションが行えます。

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※ワークスペースは以前までチームという名称が使われていたため、インターネット上では「team」という用語を見かけることもあると思いますが、これは現在の「ワークスペース(workspace)」です。

 「チャンネル」はワークスペースの中に存在する小会議室の役割

一方、組織全体でメンバーがワークスペースに集っていても、それぞれは担当のプロジェクトを行っています。全メンバーが1つのチャットで会話をしたら大混乱が起きてしまうので、小会議室的に設けるのが「チャンネル」です。掲示板のスレッド分けのようなものです。

チャンネルは、

#広報部

のように#マークから始まる画面左側に並んだメニュー項目です。

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作ったばかりのワークグループには「#general(全般)」「#random(仕事以外の話題)」というチャンネルだけありますが、管理者や一般のメンバーが自由に作成・利用するメンバーを選ぶことができます。

チャンネルは、ワークグループ内で公開設定になっている限り、招待したメンバー以外からも閲覧でき、必要であれば参加依頼もできます。Slackで「情報の風通しがよくなる」と言われるゆえんはこのようなオープンな設定思考にあるかもしれません。(もちろん非公開のチャンネルも作成できます)

 @を使えれば、もう一人前?

ワークグループのメンバーとして招待されたら、自分のメンバーになっている#チャンネルを選択し、メールや他のチャットと同じような感覚で、仕事の連絡を行いましょう。
返事を求めない意見や誰かへの返事だけならメッセージの投稿だけで済ませ、特定の相手にきちんと知らせたい場合は、@をつけて相手のユーザー名を指定すれば(メンション)、読みそびれが防げます。

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また、自分に@連絡が来たときになるべく早くキャッチしたいなら、「通知」設定で通知を有効にします。さらに「すべての新規メッセージ」ではなく、「ダイレクトメッセージ&メンション&キーワード」に設定するのがお勧めです。ただし、メールなどが転送されるわけでもないので、Slackを開いておくか、モバイルでも通知設定をオンにしておくとよいでしょう。

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その他の便利な機能

添付ファイルを送信したり、チームで使っているクラウドサービスでリンクシェアすれば、ファイルが自動的にSlackにもインポートされてデータがいつでも共有できます。

またSlack内のAIボットが使い方をアドバイスしてくれるので、自然と活用方法を学べます。積極的に投稿してみましょう。

Slack用の「アプリ」はワークスペースに追加して環境をカスタマイズできます。
https://slack.com/apps

app
過去の情報を辿りたいときは、キーワード検索を使います。その際「ファイル」タブを選べば、メッセージだけでなく過去の添付ファイルも検索できます。「すべてのファイル」「マイファイル」という項目を開けば、過去の添付ファイルもすべて表示でき、データや誰かの発言を探し回る時間が節約できそうです。

またメンバーにダイレクトメッセージも送信できるので利用しましょう。ただ、仕事の共有情報は常にチャンネルで行うのが基本ですから、補完的に使うとよいでしょう。

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組織同士をつなぐ共有チャンネルも登場

Slackは1つのプロジェクトで1つのワークスペースを作成し、トピックごとにチャンネルを使い分けることもできます。
また、ワークスペースは招待されれば複数に所属することが可能です。ただ、その場合は1つの画面にすべては表示できないため、毎回ワークスペースの切り替え(アプリはワンクリックで切り替え可能)が必要になります。

ワークスペースを切り替えるのは大変ですが、ワークスペースとワークスペースを横断する「共有チャンネル」を立てることもできます(一部は有料)。A社とB社の各ワークスペースに入ったまま、両者の共同プロジェクトなどの専用コミュニケーションの場を作ることも可能です。

「Slack疲れ」に気をつけて

コミュニケーションが円滑にできると気持ちがよいものです。「あの件どうなっていたっけ?」「今週のプレゼンの資料を用意したいので、2ページ目のデザインを変えられますか」「A社さんのアポ、明日緊急で入り直行します」etc……。
なんとなく電話や対面でないと言いづらかったことをグループで書き始めると会話が活性化して、止まっていた仕事が走り出すなんてことはよくあることです。

ただこれが加速すると、要点が見えづらくなったり「すぐ返事をしないと」や「読み切れない量がたまってしまう」といったストレスを生むのもチャットのキケンなところ。——Slack疲れにもつながります。

昨今は、忙しさのあまりにメールに返事をしない人が増えてきましたし、大企業であっても直通電話はほぼ留守電のままという人もいます。Slackは、そういったディスコミュニケーション状態を解消するためのツールではないでしょうか?
そのためにも快適に使える程度の受け流し感をもって使うか、@をつけるのは緊急だけ、など快適な距離感をルール化するなど、くれぐれも頼りすぎにならないように気をつけたいものです。

その他ホントに使えるコミュニケーションツールはどれ?